מדריך | ככה לא תפספסו ימי הולדת ואירועים חשובים, תזכורת לפני שהאירוע קורה.. Make וAirTable

[Harry Potter]

אז ביומן גוגל יש לנו אופציה לשמור את התאריכים החשובים לנו..
אבל מה אם אנחנו רוצים לקבל תזכורת כמה ימים לפני האירוע, כדי שנזכור להתכונן אליו?
ובגלל שאנחנו עצלנים אז לקבל אחרי זה עוד תזכורת.. ועוד אחת.. עד שבאמת נעשה מה שאנחנו צריכים?

במדריך הזה נכיר עוד קצת את Make, ונכנס לעוד מערכת.. איירטייבל!

מה אנחנו רוצים לעשות?
ליצור טבלה באיירטייבל, להכניס אליה את פרטי האירועים החשובים שלנו, (לא את כולם, רק את הימי הולדת), לחבר את AirTable עם Make, ולהגדיר תזכורות אוטומטיות עד שהמשימה תושלם..

נתחיל כמובן בהתחלה.
שימו לב: אייר טייבל היא מערכת ענקית ומורכבת, מאד, ואני לא הולך להסביר אותה עכשיו. עכשיו ההסבר יהיה טכני יותר. אם אתם רוצים הדרכה על איירטייבל תבקשו מ @yosefg770

קודם כל נפתח מערכת- בקישור הזה (קישור שותפים)
אני נרשם עם כתובת מייל, אפשר להירשם גם עם חשבון גוגל
נמלא כתובת מייל שם מלא וסיסמה, ונלחץ על הכפתור הכחול: Create account
נלחץ פעמיים על הכפתור הקטן Skip, ואז נגיע למסך ששואל אותנו עם איזה מאגרי מידע אנחנו רוצים להמשיך, נלחץ על Continnue

עכשיו נגיע למסך ששואל אותנו איך לקרוא לבסיס הנתונים הראשון שלנו, ואיך הוא יהיה מעוצב
נלחץ על EXIT, ונגיע לDATABASE הראשון שלנו..
בצד שמאל למעלה, איפה שכתוב Untitled Base, נלחץ וככה נוכל לשנות שם ועיצוב לאזור העבודה שלנו.
אני בחרתי לצבוע בירוק ולקרוא לוורקספייס (מרחב עבודה) 'הסברים מתמחים טופ'

כמה מילים על איירטייבל: איירטייבל היא מערכת DATABASE (דאטא בייס) (בסיס נתונים), משוכללת מאד
עם קישורים בין טבלה לטבלה, ועוד כל כך הרבה פונקציות..
אנחנו נתעלם מהכל, ונשתמש באייטייבל בתור מקום אחסון לתאריכים החשובים לנו, ולנהל את הסטטוס שלהם.
כן, גם לי זה מרגיש פשע.. אבל זה מה שצריך לעשות.

המסך שלנו נראה ככה:

בצד ימין למעלה יש לנו את הפרופיל שלנו.
בצד שמאל יש את החלק המעניין, הטבלאות.
נסתכל על זה:

אנחנו יכולים לראות שהלשונית שפתוחה לנו עכשיו היא Data
בשורה מתחת ללשונית שפתוחה עכשיו יש לנו את הטבלאות שקיימות המרחב העבודה שלנו (שנקרא וורקספייס)
כרגע יש לנו טבלה פתוחה אחת, נעמוד על המילים Table 1 ונלחץ לחצן ימני.
נבחר באפשרות Rename table, ונשנה את השם של הטבלה למשהו רלוונטי, כמו 'ימי הולדת'.
נלחץ על הכפתור הכחול Save.
עכשיו יש לנו בטבלה שלנו 4 עמודות, העמודה הכי שמאלית (שכתוב עליה Name), היא נקראת גם 'העמודה הראשית', היא הכותרת של השורה הנוכחית באותה טבלה.
עוד מעט נבין טיפה יותר טוב.
העמודה השניה משמאל (איפה שכתוב Notes) והעמודות השלישית והרביעית, כולם מכילות פרטי מידע, כל אחת סוג שונה של מידע, ואנחנו יכולים למחוק את העמודה השלישית (Assignee)
נלחץ על הכותרת של העמודה לחצן ימני, ונבחר באפשרות הכי למטה.

בואו נזכר מה שאנחנו רוצים לעשות
אנחנו רוצים לתעד את כל ימי ההולדת של המשפחה שלנו, כדי שנקבל תזכורות לקנות מתנה ולכתוב ברכה, עד שנאשר שעשינו את המטלות.

ונחזור לאיירטייבל:
אנחנו צריכים לתעד באיירטייבל כמה פרטי מידע

• את השם של חתן השמחה
• את התאריך
• את הסטטוסים של המשימות
• הערות אם יש

נתחיל להגדיר.
נלך לעמודה הראשית (ההכי שמאלית, זוכרים?), נלחץ על הכותרת שלה לחצן ימני, ונבחר באפשרות הכי למעלה.
נלחץ עם העכבר על הכיתוב name, וככה נוכל להחליף אותו בכיתוב 'שם החוגג'
התוכן שאנחנו רוצים למלאות בעמודה הזאת הוא את השם, שהוא בדרך כלל טקסט קצר.. לכן נשאיר את ההגדרה הזאת כמו שהיא:

Single line text- קטע טקסט קצר
נלחץ על Save ונמשיך הלאה.
הפרטים שנכניס כאן, יהיו הכותרת של הרשומה (שורה) הנוכחית בטבלה, כלומר אם בעמודה שם החוגג אני יצור שורה שנקראת Harry Potter, זה יהיה השם של השורה.

נעבור לעמודה הבאה, לחצן ימני, אפשרות הכי למעלה, נשנה את השם ל'הערות', ונשאיר את ההגדרה על Long text- טקסט ארוך.

עכשיו לסטטוסים של המשימות.
נלך לעמודה השלישית, ונשנה לה את השם ל'סטטוס ברכה'
כאן אנחנו בוחרים את הסטטוס של העבודה שלנו, ואנחנו יכולים לבחור כל פעם רק סטטוס אחד, אז נעמוד על הסטטוסים, ונשנה להם את השמות ל:

ועכשיו נלחץ לחצן ימני על העמודה 'סטטוס ברכה', ונבחר באפשרות השניה מלמעלה, שכפול עמודה
נשנה את השם של העמודה המשוכפלת ל'סטטוס מתנה' ונלחץ על Save

עכשיו אנחנו צריכים להכניס את התאריך החשוב!
נעמוד על העמודה 'הערות', לחצן ימני, ונבחר באפשרות Insert left
עכשיו אנחנו צריכים לבחור גם שם לעמודה ('תאריך'), וגם סוג תוכן שיהיה בעמודה (Date).
בdate פורמט נבחר פורמט תאריך, אני אוהב לבחור את הפורמט האירופאי, ונלחץ על 'צור שדה'.

עכשיו נכניס את הנתונים..
כרגע אנחנו מכניסים אותם ידני, בהמשך נראה איך נעדכן אותם בצורה חכמה יותר. (זה למתקדמים).
לי יצא משהו כזה:

ניזכר מה אנחנו רוצים לעשות:
לקבל התראה שבוע לפני כל תאריך, ו3 ימים לפני כל תאריך, ויומיים ויום אחד לפני התאריך.
למתקדמים- יש אפשרות לעדכן סטטוס ביצוע מטלות לבד, בלי להכנס לטבלה ולעדכן.

עכשיו אנחנו צריכים לעבור למייק.
אם עדיין לא פתחתם חשבון תוכלו לעשות את זה כאן, (קישור שותפים).
נלך לקטגוריה בצד שמאל Scenarios
נבחר בתיקיה Harry
ונלחץ בצד ימין למעלה על Create a new scenario
יופי שזכרתם! כל סינריו מתחיל כמובן בתאריך והסבר קצר על מה הוא הולך לעשות
במקרה שלנו נקרא לסינריו

Harry 01/11/24 התממשקות איירטייבל ומייק תזכורות לימי הולדת

ונלחץ על שמור (או ctrl + s, או הסמל של הדיסקט בצד שמאל למטה)
ניצור התממשקות לאיירטייבל, נלחץ על הפלוס הסגול באמצע המסך
נחפש במודולים AIRTABLE, וכשנמצא אותו נבחר במודול השלישי מלמעלה (Search records)
עכשיו אנחנו צריכים ליצור חיבור בין מייק לאיירטייבל, איירטייבל יבקשו ממנו לאפשר גישה למייק לכל המערכת, ואנחנו נאשר.
אחרי שבחרנו את המודול נלחץ על Create a connection

נבחר באופציה AIRTABLE OAUTH
וניתן שם לחיבור (אני קראתי לזה 01/11/24)
נלחץ על SAVE
עכשיו יקפוץ לנו פופ אפ שמבקש אישור גישה לאיירטייבל ממייק
נלחץ על Add a base
ונבחר באפשרות All current and future bases in all current and future workspaces
אם עדיין לא אימתתם את כתובת המייל שלכם תעברו לתיבת המייל, תאשרו את הכתובת, ואז תסגרו את הפופ אפ ותיצרו מחדש חיבור.
נלחץ על GRANT ACCESS
מזל טוב! חיברנו עכשיו את איירטייבל למייק
עכשיו בשביל לקבל תזכורת לפני התאריכים שלנו אנחנו צריכים להגדיר שמייק יחפש בתוך הטבלה 'ימי הולדת' בתוך הוורקספייס 'הסברים מתמחים טופ'
אז נעשה את זה:

נלחץ על OK ועל שמירה (ctrl + s)
עכשיו נריץ את המודול פעם אחת, כדי לקבל את התוצאות מהטבלה, שיהיה לנו עם מה לעבוד
וקיבלנו משהו כזה

עכשיו אנחנו צריכים למצוא את התאריכים שרלוונטיים אלינו (שבוע לפני, 3 ימים לפני, יומיים לפני, ויום אחד לפני)
אנחנו יכולים לראות את התאריך, עליו אנחנו הולכים לעבוד.
נבחר במודול הבא, שהוא SET MULTIPLE VARIABLES
נחפש אותו ברשימת המודולים ונלחץ עליו
נגדיר בו את כל הערכים החשובים בשבילינו

• שם
• תאריך
• הערות
• סטטוס ברכה
• סטטוס מתנה

זה אמור להיראות בינתיים בערך ככה

וכשנלחץ OK ושמור, ונריץ את כל הסינריו פעם אחת בשביל לראות מה קיבלנו נראה את התוצאות האלו:

עכשיו אנחנו צריכים לוודא שפרטי האירוע שמתקדמים הלאה הם רק כאלו שהתאריך בהם קרוב להיום (1,2,3,7) ועדיין הם לא בסטטוס ברכה 'סיימתי' ובסטטוס מתנה 'סיימתי'

בשביל זה נשתמש בפילטרים, שימו לב!
את הפילטר נשים בין המודול הראשון של חיפוש רקורדים באיירטייבל לבין המודול השני של שמירת הנתונים החשובים
כשלוחצים על העיגולים הצבעוניים הקטנים שבין מודול למודול, נפתח תפריט פילטר, שבו אנחנו מגדירים איזה נתונים ימשיכו לרוץ מהמודול הראשון למודול הבא.
במקרה שלנו אנחנו רוצים לפסול את כל מי שהסטטוס מתנה וגם סטטוס ברכה שלו כבר 'סיימתי'
בשביל זה אנחנו לוחצים על העיגולים, ובחלון שנפתח אנחנו דבר ראשון שמים תיאור בLabel
ובקונדישן (תנאי) אנחנו נגדיר את החוק הבא:
כל מי, שהסטטוס ברכה שלו לא 'סיימתי', או שהסטטוס מתנה שלו לא 'סיימתי', רק הוא ימשיך, (וממילא מוגדר שכל מי שגם הסטטוס ברכה שלו וגם הסטטוס מתנה שלו סיימתי לא ימשיך.)
זה נראה ככה:

מה שמוגדר בתנאי הוא עובר הלאה, המקרים שלא נמצאים בתנאי לא ממשיכים הלאה.

נעשה טסטים:
נחזור לאיירטייבל ונשנה את הסטטוס של סטטוס מתנה ל'סיימתי', נשמור את הטבלה, ונחזור למייק לבצע את הטסט.
נלחץ על הכפתור השמאלי למטה (המשולש) שמריץ את כל הסינריו, ונראה שעל הפילטר יש סמל קטן של 3, זה אומר שכל ה3 אנשים עברו. כי אף אחד עדיין לא סיים גם ברכה וגם מתנה
נחזור לאיירטייבל ונשנה לאותו בן אדם גם את הסטטוס של סטטוס ברכה ל'סיימתי'
נעבור למייק, נריץ פעם אחת, ונראה שהפילטר עבד! הפעם יש סימן של 2, זה אומר שאדם אחד לא התקדם הלאה.. זה האדם שהסטטוסים של המשימות שלו הם הושלמו כבר.
נשנה בחזרה את הסטטוסים בתוך איירטייבל ל'בהתחלה', ונלך למייק.

עכשיו אנחנו צריכים להבין אם התאריך הוא תאריך שרלוונטי אלינו.
אני ידריך איך עושים את זה, בלי הסברים.
אחרי המודול השני (של SET MULTIPLE VARIABLES) נבחר מודול נוסף, של SET VARIABLE
נגדיר בו ככה:

נלחץ על OK ושמור
נלך לעיגולים בין המודול השני והשלישי ונגדיר בהם פילטר
את הפילטר הזה:
בכל Condition נשים בשדה הראשון את התאריך ממודול 2

{{2.`תאריך`}}

ובשדה השני את הערך הזה:

{{formatDate(addDays(now; 1); "DD/MM")}}

שימו לב!
בפילטר הנוכחי אנחנו צריכים להגדיר 4 תנאים, שאם מתקיים אפילו אחד מהם האירוע ימשיך, ולכן אנחנו נגדיר 4 פילטרים שונים
הפילטר הראשון שהראינו, בודק האם תאריך האירוע הוא יום אחרי היום שעכשיו (כלומר האם האירוע מחר)
אנחנו צריכים לבדוק ככה האם האירוע הןא גם עוד יומיים, 3, ושבוע
נעשה ככה:,

כל תנאי המספר באמצע גדל, בתנאי הראשון הוא על 1 (כי אולי האירוע מחר)
בתנאי השני זה מספר 2, כי אולי האירוע הוא עוד יומיים
וככה גם 3, וגם 7.
כמובן שכל התנאים הם או (OR) ולא ו (AND). כי מספיק שהיום הנוכחי מתאים רק בפילטר אחד לאירוע, ועדיין אני צריך לקבל עליו הודעה.

חשוב מאד! אנחנו צריכים ללכת למודול 2, שבו אנחנו שומרים את הפרטים על האירועים, ולשנות שם את המקום שבו שומרים את התאריך לערך הזה:

{{formatDate(1.`תאריך`; "DD/MM")}}

כלומר שיראה ככה:

מה היה לנו עד עכשיו?
פתחנו חשבון באיירטייבל
הגדרנו טבלה ראשונה, ומילאנו אותה בפרטים
יצרנו סינריו שני במייק
חיברנו בין מייק לאיירטייבל
יצרנו פילטר שמפיל כל אירוע שסיימנו את המשימות אליו
יצרנו פילטר שמפיל כל אירוע שלא בימים הקרובים לפי הגדרה מראש.

מה נשאר לנו לעשות?
אחרי שיש לנו אירוע שעומד בכל התנאים שלנו, אנחנו רוצים לדעת על זה..
במדריך הקודם נתתי לכם קישור למדריך של מוישי שובקס בפרוג על חיבור מייל למייק.
מי שעדיין לא עשה אותו הנה קישור.
עכשיו נשלח לנו הודעת מייל מעוצבת יפה, עם פרטי האירוע..
נעבור לאתר שמעצב HTML, למשל זה
ונעצב את ההודעה
אני בחרתי לעצב ככה:

הולכים לחלון הימני ולוחצים על COPY
הולכים למייק, מוסיפים מודול של מייל, בוחרים בפעולה SEND AN EMAIL (שליחת מייל)
נכניס את הכתובת מייל שלנו לשדה הנמען
ובשדה הContent נדביק את העיצוב
כל מה שבתוך סוגריים מסולסלים אצלי בתמונה- נהפך לריבוע שחור!
אל דאגה, אנחנו מוחקים אחד אחד את הריבועים השחורים, ובמקום כל בלוק כזה אנחנו שמים בלוק דינאמי מתאים.
במקום שיראה ככה:

זה צריך להיראות ככה:

מה עשינו כאן?
החלפנו את המקום שבו היו צריכים להיות השם והתאריך- בשם ותאריך דינאמיים, מהסינריו עצמו.
ובואו נראה איך נראה המייל שנשלח אליי:

איך חישבתי את כמה ימים נשאר?
בשביל זה הוספתי אחרי מודול 3 עוד מודול
ושמתי בפנים את הנוסחה הבאה:
בכותרת שמתי 'ימים שנשארו'
ובתוכן:

{{floor((parseDate(2.`תאריך`; "DD/MM/YYYY") - parseDate(now; "DD/MM/YYYY")) / 1000 / 86400) + 1}}

הנוסחה לוקחת את התאריך ממודול 2.
ובמודול של מייל הלכתי למקום שבו אמור להיות באופן דינאמי מספר הימים שנשארו, ושמתי שם את התוצאה של המודול שהוספנו עכשיו.

אני לא השתמשתי במדריך בהערות ששמרנו באיירטייבל, אבל זה בהחלט אפשרי לצרף אותם להודעת המייל

נשמור את הסינריו ונריץ אותו פעם אחת, אל תשכחו לעדכן את אחד מהתאריכים באיירטייבל, שבחודש והיום יהיה במרחק של יום אחד או 2,3,7 מהתאריך של היום. כדי שהוא ימשיך הלאה בפילטר של התאריך ולא יפול.
אם זה עבד לכם זה אומר שהצלחתם!

עכשיו למדנו איך לקבל התראה למייל על תאריכים חשובים, בהתממשקות מייק ואיירטייבל
בשביל להתחיל לקבל התראות אנחנו צריכים להדליק את הסינריו, נלך למודול הראשון, ונלחץ על השעון הקטן, באפשרות Run scenario נבחר EVERY DAY
בשעה נבחר את השעה שאנחנו רצים לקבל בה התראה
נלחץ על OK
ואז בחלון הקופץ על ACTIVE SCENARIO
והסינריו השני שלכם באוויר!

כשסיימתם להכין גם מתנה וגם ברכה ליומולדת, אל תשכחו להזמין אותי, וגם לעדכן באיירטייבל שסיימתם, כדי שלא תקבלו על זה התראה..

בהצלחה!

[Harry Potter]

שבוע טוב

למי שמבין קצת באוטומציות, וגם למי שלא..

התהליך שבנינו במדריך, בשביל ההתחלה זה בסדר, צריך להכנס לעומק יותר בשביל להתייעל

אבל הוא בזבזני, יש דרכים טובות יותר לבנות את התהליך הזה.

מי שרוצה בתור אתגר, יכול לנסות לבנות את הסינריו (למצוא את האירועים בAURTABLE, ולשלוח את האירועים הקרובים והלא עשויים בלבד למייל) ב2 מודולים בלבד.

גם אם לא תצליחו ב2, אתם יכולים לצמצם את זה ל3 או לג
(תחשבו אם יש דברים מיותרים בבנייה)

בהצלחה

[שירותי משרד]

@Harry-Potter קודם כל תודה על המדריך, ממש ממש עוזר להכיר עוד מושגים ולהכנס לעומק התוכנה. ממש ממש מוצלח ללומדי אוטומציה, רעיונות לתרגול וחידוד.
דבר שני, בניתי את הסנריו אבל משום מה משהו נתקע ואני לא מצליחה להבין מה, במייל שאני מקבלת בסוף, מספר הימים שנשארו לא נכון. אולי משהו בנוסחא לא תקין?

[THMHE]

פוסט זה נמחק!

[Harry Potter]

@שירותי-משרד מה הנוסחה שעשית?
וכמה הטעות?
ומה בדיוק הטעות?

[שירותי משרד]

פוסט זה נמחק!

[צדיק תמים]

@Harry-Potter כדאי לציין שגם ביומן גוגל יש אפשרות מובנית לקבל תזכורות במייל X דקות/שעות/ימים לפני האירוע, כולל תזכורות מרובות, וכן אפשר להגדיר תזכורות ברירת מחדל ליומן מסוים ואז אפשר ליצור לדוגמה יומן "ימי הולדת" ואז כל אירוע שתוסיף לשם יהיה כבר עם ההגדרת תזכורות של היומן

[Harry Potter]

@שירותי-משרד תכנסי לנוסחה במייק, ובסוף, במקום ה+1, תוסיפי את הפלוס החשבוני של מייק, כלומר:

ואז '1'

[Harry Potter]

@צדיק-תמים תודה על המידע!
עשיתי את המדריך בעיקר בשביל לתרגל מייק
ויש עוד נקודה שאולי יש גם אותה ביומן גוגל- שאפשר גם להפסיק עם ההתראות, כשאתה מגדיר שזה בסטטוס 'עשוי'.

[שירותי משרד]

פוסט זה נמחק!

[Harry Potter]

@שירותי-משרד תשלח לי בפרטי צילו"מ מהנוסחה

[צדיק וטוב לו 0]

@צדיק-תמים הוא יכול לעבוד על ימי הולדת עברית, או רק לועזית?

[מנצפכ]

@צדיק-וטוב-לו-0 רק לועזי
אא"כ יש פיתוח ישראלי ששוב פעם עובד על אוטומציה

[צדיק וטוב לו 0]

@מנצפכ רק מוודא - שאלתי עם יומן גוגל.

[מנצפכ]

@צדיק-וטוב-לו-0 כן

[קליקלות]

זה נראה יותר מידי ארוך ומורכב בשביל סה''כ תזכורת

[צדיק וטוב לו 0]

@קליקלות עיקר מטרת המדריך זה לא עבור יום הולדת, כפי שמטרת המדריך הקודם לא הייתה עדכוני מזג האויר.
אלא לימוד תהליכי אוטומציה בדרך ברורה ונעימה.
ואכן שאפו ל @Harry-Potter מדריכים ברורים ונהירים.